Forståelse av hvorfor vi har lagerbeholdninger

Av: Oddvar Eikeri

Jeg opplever at ledelsen i bedriftene forstår behovet for å styre lagerbeholdningene. De forstår grunntankene bak lagerstyring og de forstår at lagerbeholdninger legger beslag på ressurser. Det de har problemer med er å forstå at lagerbeholdninger er et resultat av funksjoner. Det betyr at du ikke kan angripe lagerbeholdningene direkte, fordi beholdningene eksisterer som en følge av det behovet de skal tjene. Derfor må vi først angripe behovet og ikke lagerbeholdningene.

Dette ser ut til å forvirre så mange at jeg ønsker å ta en gjennomgang av en del slike situasjoner.

Lagerbeholdninger - en oversikt
Hva er lagerbeholdninger? En forståelse av hvordan beholdninger oppfattes i forskjellige instanser i bedriften kan være nyttig. I regnskapene oppfattes beholdninger som et aktiva. Det er noe bedriften eier, og i balansen i regnskapet behandles det som et likvid aktiva. Likvide aktiva kan pr. definisjon omgjøres til kontanter på under ett år. Men virkeligheten er ofte annerledes. Vi vet eksempelvis at ukurante varer ikke er særlig likvide og verdien langt lavere enn den bokførte.

Just-in-time sier at lagerbeholdninger er et onde. Lagrene legger beslag på ressurser og gjemmer problemene - følgelig bør lagerbeholdninger unngås. Dette er et kategorisk utsagn som ikke alltid holder stikk.

Det er situasjoner der beholdninger har en reell verdi. Eksempelvis, om du skal på ferie og frontruta på bilen blir ødelagt, da er du svært glad om din forhandler har den på lager.

Lagerbeholdninger er overskuddsdifferansen mellom forsyning og behov. Det skjer over en tidsperiode der en avdeling lager mer enn brukeravdelingen kan benytte. Beholdning kan også være et aktiva som du eier, men ikke har tilgang til. Eksempelvis, et parti varer kjøpt i Østen og på vei til Europa. Du eier det men kan ikke ta det i bruk.

Lagerbeholdningenes funksjoner
Vi har ikke lagre fordi vi liker det, vi har dem fordi de hjelper oss med å løse et problem eller mildne effekten av visse situasjoner. Vi kjøper den funksjonen/oppgaven beholdningene ivaretar. For å forstå disse oppgavene eller situasjonene skal vi identifisere seks som vanligvis forekommer - og der lagerbeholdninger er sentralt.

Transport: Transportfunksjonen oppstår når tilførsel og brukersted er adskilt geografisk. Mengden av transportlagerbeholdningen er en funksjon av tre faktorer. 1. distansen, 2. kvantumet og 3. transportmetoden. Vi kan endre mengden kapital forbundet med transittbeholdninger ved å endre transportmetode (f.eks. fra båt til fly), endre kvantumet pr. sending eller velge en leverandør som ligger nærmere geografisk.

Frikobling: Frikobling skjer primært når det er ubalanse mellom tilførsel og forbruk. I en produksjon kan f.eks. maskin A forsyne maskin B. Dersom A produserer 200 stk. pr. time og B 150 stk. pr. time har vi en ubalanse. Valget er å kjøre maskin A i 45 minutter av hver time eller la A produsere til lager og la B ta fra dette lageret. Her er mange muligheter til valg - kjøp av utstyr , vedlikehold og kapasitetsbehov vil påvirke løsningsvalget.

Valg av seriestørrelser: Denne situasjonen oppstår når vi har store omstillingsproblemer - både lange og kostbare omstillinger mellom produkter. Vi ender opp med å velge en seriestørrelse på bakgrunn av en balansering mellom omstillingskost og eiekost - der den gjennomsnittlige omstillingskost er lik den gjennomsnittlige eiekost. For å unngå seriestørrelser basert på Wilson’s formel må vi redusere omstillingskostnadene - noe som JIT-ekspertene fokuserer på. Når valg av seriestørrelse elimineres kan vi produsere til behov og balansere linjen.

Forventninger: Denne situasjonen kommer når vi forventer endringer i tilførselssituasjonen. Det kan være tilgjengeligheten eller pris som er den underliggende årsaken. Det er naturlig å investere for denne situasjonen hvis leverandøren forventer streik i bedriften, når leverandøren signaliserer økte priser eller dersom vi tror at vår bedrift vil få en mindre kvote av deres produksjon i fremtiden. For å bøte på slike situasjoner må vi inngå langsiktige avtaler med leverandøren eller finne en mer stabil leverandør.

Sesong: Denne situasjonen eksisterer fordi det er ubalanse mellom tilførsel og etterspørsel. Det kan være at råstoffet kommer i en kort periode, mens produksjonen går hele året. Tilfelle med multer som råstoff. På den andre siden kan salgsperioden være kort, mens produksjonen foregår hele året. Tilfelle med gressklippere. Lageroppbygginger blir en metode for å løse slike problemer.

For å eliminere slike lagerbeholdninger må vi koordinere enten tilførselen eller behovet. Vi kan eksempelvis selge kun i perioden når multene finnes. Alternativt vil produsenten av gressklippere søke å forlenge selgssesongen for gressklippere. Vi kjenner til hvordan Norlett i Askim eksporterte gressklippere til Australia og senere hadde snøfresere i produksjon om vinteren og jordfresere i sommerhalvåret (nær identisk oppbygde produkter).

Buffer: Den siste situasjonen, der lagerbeholdninger holdes p.g.a. usikkerhet, kan ha sin årsak i både timing av tidspunktet og mengden. Men vi opplever også at vrakproduksjon fører til bufferlagre. Dessuten kan det være at underleverandørene har forsyningsproblemer. Eksempelvis, når ledetiden hos leverandørene er meget variable eller det kvantum som blir levert varierer sterkt. I alle disse tilfellene må vi først identifisere årsaken til usikkerheten og eliminere den - før vi kan redusere bufferlageret.

Anvendelse av funksjonsmetoden
Med denne fremgangsmåten vil vi få en bedre måte å angripe lagerbeholdningene. Første steg er å klassifisere lagerbeholdningen - til den funksjonen den har. Når vi har identifisert de forskjellige funksjonene beholdningen har, kan vi bruke disse funksjonene til å finne de underliggende årsakene. Det er disse årsakene vi må angripe og eliminere før vi kan ha håp om å eliminere de tilhørende lagerbeholdningene. Det er derfor beholdninger er et resultat av funksjoner. Lagerbeholdninger er et symptom og du kan aldri angripe et symptom for å kvitte deg med årsaken.

I del 2 skal vi forfølge en virkelig situasjon omkring lagerreduksjon, se nærmere på fem former for lager og hvor vi finner dem i supplykjeden.