Forståelse av hvorfor vi har lagerbeholdninger

Av: Oddvar Eikeri

Del 2 - hvordan angripe beholdningene

Alle bedrifter har en kroneverdi på sine lagerbeholdninger, men få bedrifter har en klar forståelse av hvordan denne kapitalbindingen kan reduseres. Ja, ofte hører jeg at bedrifter tror de har for lite på lager - fordi de ennå stadig mangler materialer og deler til produksjonen.

Vi så i del I at det er nødvendig å identifisere hvilke oppgaver/funksjoner lagerbeholdningene ivaretar. For å eliminere behovet for en lagerbeholdning må vi angripe funksjonen den ivaretar - eksempelvis upålitelige leveringstider fra en leverandør. Når vi har ordnet opp med leverandøren, eller byttet til en leverandør som kan overholde leveringsavtalen, kan vi kvitte oss med lagerbeholdningen.

Den onde sirkel
Den tradisjonelle lagerreduksjon i en bedrift ser dessverre oftest ut som i følgende senario - og kan benevnes som en ond sirkel. Du får et skriv fra ledelsen der du informeres om at, p.g.a. økte kostnader ved lagerhold skal beholdningene kuttes med 30 %. Hvordan denne prosentsatsen er fremkommet vises ikke - det ser ut til å være et rundt nummer eller et magisk tall. Det fremgår imidlertid av skrivet at din etterfølger vil kutte beholdningene - om du ikke greier det. Du tar en titt på din lagerprofil og finner at du har både hurtig bevegelige og trege beholdninger. Hvilken skal du kutte i?

De fleste ville nok kutte i de trege beholdningene - hvilket kan koste deg jobben. Husk at dette er trege lagerbeholdninger som det pr. definisjon tar lang tid før vi merker reduksjonen av nok til at det monner mot de 30 prosentene.

Nei, de smarte kutter i lagerbeholdningenemed stor omløpshastighet. Du kutter mer enn 30 % (for å kompensere for de trege beholdningene, de med lav omløpshastighet). Men du har ikke angrepet årsakene til lagerbeholdningene - du har iverksatt en tilfeldig fremgangsmåte - og det vil ikke ta lang tid før folk som trenger beholdningene merker at det er mindre av dem tilgjengelig. Oftest kommer markedssjefen først på banen, fordi kundenes klager når ham først. Han spør hvorfor og du svarer at det er ledelsens ordre.

Markedssjefen er neppe fornøyd med det svaret. Så, etter å ha fortalt deg hvor du vil havne etter din død, tar han saken opp med sin sjef og forteller ham/henne om hvilke problemer som har oppstått.

Til slutt, etter som kundenes klager tiltar, skjønner toppledelsen sitt feilgrep og øker beholdningene. I mange tilfeller blir de nye lagernivåene høyere enn de man hadde før.

Lærdommen fra denne historien er gangske enkel - du kan aldri få til en effektiv, varig reduksjon i lagerbeholdningene med mindre du identifiserer og angriper årsakene til lagerbeholdningene.

Det er nødvendig å identifisere de oppgavene lagerbeholdningene ivaretar, men det er ikke nok. Vi må også undersøke hvilken type (eks.vis rådvarer, varer i arbeid osv.) beholdninger det er snakk om og bestemme hvor i forsyningskjeden (logistikkjeden eller the Supply Chain) beholdningene er lokalisert.

Typer av beholdninger
Vi kan klassifisere lagerbeholdningene i fem typer/kategorier. En type er råmaterialer, som refererer seg til forsyninger mottatt fra leverandører eller rett og slett det som blir bragt inn utenfra. Det kan bestå av råvarer som jernmalm eller bearbeidede komponenter som micro chips. Dette er den mest fleksible type beholdninger som vi bearbeider til ferdige produkter. Denne bearbeidelsesprosessen legger vanligvis beslag på brorparten av ledetiden.

Den andre type beholdninger er varer i arbeid. Det er deler under bearbeiding i fremstillingsprosessen. De er nærmere den endelige typen av lagerbeholdninger enn råvarene, men ikke klare til å distribueres til kundene.

Den tredje typen av beholdninger er ferdige produkter. Det er de artiklene vi forsyner våre kunder med - våre sluttprodukter. Ferdigvarebeholdningene har den korteste ledetiden mot kunden, men er den minst fleksible typen av beholdninger. Dette fordi de er konfigurert til sin endelige form - det er vanskelig å endre en rød bil til en blå. Ferdigvarene er også de mest kostbare av de nevnte typene - fordi alle materialer, bearbeiding, håndtering, lagring og påslag er den akkumulerte kostnaden for produktet.

De tre første typene beholdninger er velkjente. Men det er ytterligere to typer av beholdninger vi må ta med. Den ene er drifts- og vedlikeholdsbeholdninger - DVH (eller MRO-maintenance, repair and operating inventory). Dette er lager av artikler som vi trenger for å drifte og vedlikeholde bearbeidingsprosessen i fabrikken. Innen DVH finner vi også artikler som olje, nipler, slanger, hansker, klær, såpe, lyspærer, kniver, sakser etc. I mange bedrifter utgjør DVH-produkter en betydelige investering. Til sist har bedriften en kapitalbeholdning. Den krever normalt ikke lagerinvesteringer, men ledelsen kan beslutte å holde resurssene i kontanter istedenfor å investere i lagre og beholdninger av råvarer, varer i arbeid, ferdigvare og DVH.

Gjennom disse fem typene av beholdninger kan vi analysere type og fordelig av våre totale beholdninger. Men vi sa i innledningen at vi også ønsket å vite hvor i forsyningskjeden lagerbeholdningene befinner seg.

Lagerbeholdningenes lokalisering i forsyningskjeden
Vanligvis kan vi lokalisere beholdningene våre på fire steder i forsyningskjeden. Det første stedet er hos våre leverandører eller i vårt innkjøpssystem. Det andre området er inne i våre bedriftsenheter - i vårt produksjonssystem. Det tredje området er i transportsystemet. Her menes beholdninger i transitt - f.eks. på lastebiler eller tog. Her inngår også de beholdningene som er under distribusjon eller ligger på diverse ferdiglagre. Det siste området er de lagerbeholdningene som eventuelt er lokalisert i vårt markedsføringssystem tett opp til våre kunder.

Et verktøy for å angripe lagerbeholdningene
Vi har i disse to artiklene sett på tre sett av dimensjoner. Disse dimensjonene består av funksjoner (seks forskjellige), kategorier (fem) og lokalisering (fire). Multipliserer vi dem ser vi at vi får en matrise med 120 mulige kombinasjoner. Nå kan vi henføre beholdningene våre til disse 120 kombinasjonene og dermed få et overblikk m.h.t. spredningen av beholdningene i forsyningskjeden. Med denne informasjonen, og Paretos analyser, kan vi finne de kombinasjonene som representerer de største lagerinvesteringene.

Dersom du finner at du har lagerbeholdninger som faller utenfor disse 120 kombinasjonene - ja, da har du beholdninger som er uten styring. Det betyr at: det er der, men vi vet ikke hvorfor vi har det, hvilken funksjon det har, hvilken lokalisering det har i forsyningskjeden eller hvilken type/kategori beholdningen tilhører.

I neste artikkel vil vi ser på hvordan vi kan identifisere kandidater (beholdninger) for eliminering, nytenking eller overføring til at leverandøren styrer dem.