Riktig valg av pilotprosjekter gir JIT-suksess 

Typisk for Just-in-time er tankesettet som løser opp vår vanetenking, sporer vår fantasi og fører til kvantumsforbedringer av vår konkurransekraft. For å få en god start på JIT-innføringen i bedriften anbefales det å bruke pilotmetoden. Pilotmetoden fungerer som et forsøk i liten skala for å teste ut hvordan ting fungerer - før det innføres i hele bedriften.

Målsettingen med et pilotprosjekt er å fremskaffe et miljø for kontinuerlige forbedringer og eliminering av sløsing i bedriften. Det kreves helhjertet innsats fra deltakerne for å nå synlige, målbare resultater som kan motivere til å gjennomføre JIT i hele bedriften. Lykkes vi, kan vi forvente resultater på linje med det de får til i USA:

- over 80% reduksjon i ledetidene

- fra 20 til 50% produktivitetsøkning for alt personale

- 25-65% reduksjon i skrap og omarbeid

- 10-50% reduksjon i materialkostnader

- 30-90% reduksjon i beholdninger

- 75-95% reduksjon i omstillingstider

- 40-80% reduksjon i plassbehov

- 35-50% økning i kapasiteten

- 100% leveringsdyktighet mot kunden.

Dette er ting vi kan måle og forstår at er konkurransefremmende. Men ennå viktigere enn disse kantifiserbare godene er de kvalitative goder, slike som:

- forbedret kvalitet i arbeidsmiljøet

- mer meningsfylt og tilfredsstillende arbeidssituasjon for personalet

- økt kundetilfredshet.

For mange bedrifter har også JIT betydd overlevelse for bedriften.

De fleste bedrifter vet at de må endre seg for å overleve på dagens markedsplass. En endring til JIT-kultur i bedriften kan synes massiv og overveldende - og er det. Men gjort riktig, kan det også bli en av de mest spennende og givende innsatser man noensinne har vært med på.

De store spørsmålene i startfasen blir da:

- Hvordan skal vi starte en JIT-innføring?

- Hvordan virker JIT i vår bransje?

- Hvordan velger og prioriterer vi innsatsområder?

- Hvem bør involveres?

- Når er bedriften klar?

- Hvor i bedriften skal vi starte?

- Hva er kostnadene/utbyttet?

- Hvordan bevarer vi gløden etter den første JIT-gjennomføringen?

Med mindre bedriften er i en situasjon der den må endre seg radikalt for å overleve på kort sikt, er pilot å anbefale ved oppstart av JIT i bedriften. Vi skal se nærmere på HVA, HVORFOR og HVORDAN JIT-piloter skal velges ut og anvendes for JIT-oppstart. 

HVA?

Et pilotprosjekt er en spesifikk prosess utvalgt til å være "eksperimentområde" for JIT-prinsipper. Eksempelvis, denne spesifikke prosessen kunne være en sluttmontasjelinje i produksjonen; en mottaks- og inspeksjonsprosess; en faktureringsprosess eller en prosess for å endre omstillinger av maskiner.

Slik tjener pilotprosjektet som en fremgangsmåte der man starter i det små og bygger på oppnådd kunnskap og erfaring, for så å spre JIT-prinsippene til andre prosesser. 

HVORFOR?

Det er ingen standard "kokebok" for å innføre JIT - grunnet de store variasjoner i bedriftskulturer, miljø, produkter, prosesser og forretningsforhold. Derfor vil pilotprosjekter være forsøksenheter før man går til full gjennomføring av JIT i bedriften.

Hvorfor pilotprosjekter?

- for å lære JIT-prinsippene

- for å forstå hvordan JIT-prinsippene kan anvendes i din bedrift

- for å avdekke hindringer for suksess

- for å starte en kulturendring på en evolusjonsmåte

- for å få aksept for JIT gjennom å vise at det fungerer

- for å senke risikoen for å feile

- for å fremskaffe energi og begeistring for endringene.

Pilotprosjekter gir den beste opplæringssituasjonen for JIT-filosofiens anvendelse. Uansett bøker, trening, seminarer og besøk hos andre bedrifter, de fleste av oss lærer best når vi gjør ting selv. Pilotprosjekter gir også en mulighet til å utforske hvordan JIT-prinsippene best kan anvendes i en bestemt bransje. Vi kjenner alle argumentet "Vi er så spesielle - derfor går ikke dette hos oss". Derfor kan et eksperiment i bedriften virkelig kaste lys over saken - og vise at prinsippene virker.

Hindringer dukker gjerne opp der man minst venter dem, men i et pilotprosjekt kan de bli tatt hånd om tidlig - og hindringer er ikke uoverstigelige. Hindringer kan komme i mange former som personer, utstyr, ressurser (særlig teknisk avdeling) og krefter utenfra (hovedkontoret, kunder, politiske osv.).

Kulturelle endringer skjer ikke lett eller hurtig. Det tar tid å endre holdningene i bedriften - fra skippertak til kontinuerlige forbedringer. Ved å starte i det små vil denne endringsprosessen blir lettere å lede.

For at JIT skal fungere må alle være involvert, slik at det utvikles 100% eierskap og bekjennelse til JIT. Personale på alle nivåer må "kjøpe" denne nye måten å drive forretningen på. Et pilotprosjekt kan gi et håndfast eksempel på hvilken suksess som kan oppnås og akselerere denne godkjenningsprosessen.

Pilotprosjekter gir en mulighet til å innføre JIT under lav risiko. Men, et pilotprosjekt er ikke nok dersom bedriften er i krise - da må det større trykk til i innføringen.

Energi og begeistring, det "vi greier det" holdningen, er en nøkkelfaktor for suksess med JIT. Pilotprosjekter kan gi mulighet for raske gevinster - hvilket gir ekstra vind i seilene og begeistring for JIT. 

HVORDAN?

Valget av det rette pilotprosjektet for å starte JIT-innføringen i bedriften kan være en av de viktigste avgjørelsene for hvilken suksess JIT-innføringen blir. Kriteriene for å velge bør gis stor grad av vurdering.

Kriterier for valg av JIT-pilotprosjekt:

- være knyttet til kundekravene i bedriften

- være lite og styrbart

- være synlig i organisasjonen

- være representativt for bransjen

- prosessen bør være godt forstått og ikke ha store problemer

- ha stor sannsynlighet for å lykkes.

Et JIT-pilotprosjekt bør ha en klar og direkte tilknytning til bedriftens forretningsside. Eksempelvis, hvis levering og fleksibilitet er typiske krav for å ha suksess hos kundene i fremtiden, vil fokus for pilotprosjektet være reduksjon i ledetidene.

Pilotprosjektet bør ha lite omfang og få personer involvert. Omfanget bør være en enhet, eller være slik at målbarheten av resultatene er uomtvistelige og lett å forstå. Det vil være vanskelig å lede et pilotprosjekt som involverer mer enn 25 personer.

Et pilotprosjekt bør være synlig for organisasjonen, slik at det er enkelt å publisere resultatene. Motiveringen som oppnås gjennom prosjektet vil være proporsjonal med evnen til å kommunisere det som foregår i prosjektet til resten av organisasjonen,

Når prosjektet er representativt for bransjen vil personalet lettere kunne relatere de oppnådde gevinstene til eget arbeidsområde. Hvis ikke, vil JIT kanskje bli diskontert som ikke anvendbart hos dem.

Prosessen bør være godt kjent og uten spesielle problemer. Den nødvendige oppmerksomheten blir ikke pilotprosjektet til del dersom alle må "slukke branner" hele tiden - samtidig som de skal forsøke å forstå prosessen.

Til sist, men kanskje det viktigste kriteriet for et pilotprosjekt er at det har stor sannsynlighet for å lykkes - målbart, og ha vesentlige resultater. De første pilotprosjektene må lykkes for at den nødvendige energi og entusiasme skal gi JIT-innføringen vinger.

Andre kriterier for å velge pilotprosjekter kan være nødvendig i spesielle situasjoner eller bransjer. 

Konklusjon.

Valg av rette pilotprosjekter ved innføring av JIT er nøkkelen til JIT-suksess.

Målet for enhver bedrift må være å starte endringsprosessen tidlig nok til at det er tid til å innføre JIT-filosofien gjennom bruk av pilotprosjekter.